Program Değiştirirken Veri Aktarımı Nasıl Yapılır?

Program değiştirmeye karar veren işletmelerin en büyük korkusu veridir: "On yıllık kayıtlarım ne olacak?" Bu korku yersiz değil ama abartılıdır da. Doğru planlanmış bir aktarım, çoğu işletmede birkaç gün süren, sonucu önceden test edilebilen bir iştir.

Neyi aktarmak gerekir, neyi gerekmez?

Her şeyi aktarmak gerekmez ve genellikle doğru da değildir. Aktarım kapsamı tipik olarak üç katmanda düşünülür:

• Mutlaka aktarılması gerekenler: stok kartları (kod, ad, birim, barkod, KDV, fiyat), cari kartlar (unvan, vergi bilgileri, adres, iletişim), açılış bakiyeleri (stok miktarı ve cari borç/alacak).
• Genellikle aktarılanlar: son 1-2 yılın fatura ve tahsilat hareketleri, açık çek/senetler, açık siparişler.
• Nadiren aktarılanlar: 5+ yıllık detaylı hareket geçmişi. Bunlar için eski programı salt-okunur olarak arşivde tutmak çoğu zaman daha sağlıklıdır.

1. Aktarılabilirlik incelemesi

Her aktarım, kaynak programın veri tabanının incelenmesiyle başlar. Bu aşamada şuna bakılır: veri tabanı türü nedir, dışa aktarım imkânı var mı, kart kodları tekil mi, karakter seti düzgün mü, tarih ve tutar formatları tutarlı mı?

İnceleme sonunda ortaya bir aktarılabilirlik raporu çıkar: neyin aktarılabileceği, neyin elle düzeltilmesi gerektiği ve tahminî süre. Bu rapor olmadan verilen aktarım sözleri temkinle karşılanmalıdır.

2. Veri temizliği — atlanmaması gereken adım

Program değişimi, veri temizliği için nadir bulunan bir fırsattır. Aktarımdan önce şunlar yapılmalıdır:

• Mükerrer cari kartların birleştirilmesi (aynı firma iki farklı kodda olabilir)
• Yıllardır hareket görmemiş stok kartlarının pasife alınması
• Stok kodlarının tutarlı bir yapıya kavuşturulması
• Vergi numarası, adres ve iletişim bilgilerinin güncellenmesi

Kirli veriyi aktarmak, sorunu yeni programa taşımaktan başka bir işe yaramaz.

3. Test aktarımı ve mutabakat

Gerçek aktarımdan önce mutlaka bir test aktarımı yapılır ve şu üç kontrol gerçekleştirilir:

• Adet kontrolü: kaynak programdaki kart sayısı ile yeni programdakinin eşitliği
• Bakiye mutabakatı: toplam cari borç/alacak ve toplam stok değerinin birebir tutması
• Örneklem kontrolü: rastgele seçilen 20-30 kartın detay bazında karşılaştırılması

Bu üç kontrolden geçmeyen bir aktarım canlıya alınmamalıdır.

4. Doğru zamanlama

Aktarım için en uygun zaman dönem başıdır — tercihen yıl başı, olmuyorsa ay başı. Dönem ortasında geçiş, açılış bakiyelerinin kesim tarihine göre yeniden hesaplanmasını gerektirir ve mutabakatı zorlaştırır.

Ayrıca sezonluk işletmelerde (perakende için yıl sonu, turizmde yaz ayları) yoğun dönemde geçiş yapılmamalıdır. Canlıya geçişin ilk haftası her zaman en kırılgan haftadır.

5. Paralel çalışma dönemi

İlk 2-4 hafta boyunca eski programı salt-okunur olarak erişilebilir tutmak, geçmişe bakma ihtiyacını sorunsuz karşılar. Bazı işletmeler kısa bir süre çift kayıt tutmayı tercih eder; bu ekstra yük getirir ama güven verir. Kararı işletmenin risk toleransına göre birlikte veriyoruz.

Sık sorulan sorular